Långsiktighet – nyckeln till framgångsrik underhållsplanering

Det pratas ofta om att en underhållsplan bör sträcka sig över en 30-årsperiod. Andreas Engberg, regionchef produktion för Sustend i Göteborg, går steget längre och rekommenderar 50 år. Som specialist inom besiktningsmetodik och underhållsplanering har han förståelse för att det initialt kan kännas övermäktigt att arbeta fram långsiktiga och konkreta underhållsplaner. Inte minst eftersom de även ska vara enkla för medarbetarna att arbeta utifrån i vardagen. Men när arbetet väl är gjort får både individer och organisationer tillbaka det flera gånger om.  

Är det lätt så är det rätt

En underhållsplan ska vara enkel att använda och så lätt som möjligt att arbeta utifrån. Om den inte är enkel att implementera och tillämpa i vardagen kommer den inte användas. Varje underhållsplan är unik och behöver t.ex. utformas utifrån vilken typ av fastighetsägare det är och hur drift- och underhållsorganisationen ser ut idag och framöver.

Andreas, som även är en uppskattad föreläsare inom ämnet, har två tips till de organisationer som vill implementera en underhållsplan i sin organisation:

- Det första är att internt tydliggöra vem som äger underhållsplanen. Fastställ vilka som ska ansvara för det webbaserade underhållsverktyget och ge de personerna en bra utbildning hur det ska användas och nyttjas på bästa sätt. Det andra är att sätta upp en stående punkt som behandlar underhållsplanen på återkommande interna möten så att planen hålls färsk i minnet och fortlever över tid.

Håll underhållsverktyget levande

Det är viktigt att se underhållsplanen som ett arbetsverktyg och att verkligen arbeta in den i organisationen och det dagliga jobbet. När de initiala rutinerna är satta gäller det att hålla underhållsplanen levande. För att kunna göra det måste man ha ett bra och användarvänligt webbaserat underhållsverktyg. Andreas själv arbetar gärna med Planima.

- Som fastighetsägare bör man varje år utföra mindre revideringar av underhållsplanen. Gå in i underhållsverktyget och markera vilka åtgärder som har utförts under året. De åtgärder som inte hunnits med flyttas fram och en ny tidsplan sätts för de momenten. Det är jätteviktigt att ha en uppdaterad plan inför varje år! Annars fallerar planen och de ekonomiska konsekvenserna kommer ikapp förr eller senare.

Små som stora revidering är relevanta

Utöver den årliga revideringen rekommenderar Andreas att vart fem år utföra en mer omfattande revidering. Det kan exempelvis handla om att fånga upp om prisutvecklingen på vissa komponenter som inte följt det tidigare beräknade prisindexet. Det är också klokt att titta mer i detalj på de mer omfattande åtgärderna som förr låg långt fram i tiden men som nu ligger i närtid.

Andreas rekommendation är att verkligen ta sig tiden att löpande besiktiga fastigheten för att se om tidpunkten för underhållet bör justeras, det kan både tidigareläggas och senareläggas.

- En stor del av underhållsplanering hänger samma med att driften sköts. Underskatta inte samordningen mellan dessa, ger Andreas som medskick.

Håll koll på komponenternas livslängd

Andreas betonar att materialets kvalitet givetvis påverkar livslängden. Samtidigt påverkas komponenternas livslängd utifrån fastighetens förutsättningar. Var ligger den geografiskt? Är den placerad i stadsmiljö eller vid havet? Hur utsatt eller skyddad är fasaden för väder och vind? Svaren på hur man utifrån dessa frågeställningar kan dra en rimlig slutsats erkänner Andreas till stor del kommer utifrån arbetslivserfarenhet. Men han tipsar om att det finns bra hjälpmedel i form av databaser där är enkelt att hitta generella livslängder för diverse komponenter.

Spara tid och pengar

- Mycket handlar som sagt om att samordna och prioritera åtgärder. Fasadåtgärder är ett moment där många missar att tänka långsiktigt. Det är vanligt att man utför åtgärder flera år i rad med täta intervall, istället för att göra det vid ett och samma tillfälle. Många fastighetsägare räknar inte på att en entreprenör ska anlitas vid varje tillfälle. Arbetskostnaden blir faktiskt lägre om man gör vissa moment samtidigt med samma entreprenör istället.

Många fastighetsägare missbedömer underhållsbehovet och därmed de långsiktiga kostnaderna. Andreas tror att det helt enkelt beror på att de inte har hela bilden klar för sig. De allra flesta har bra koll på driften med t.ex. hyresintäkter och kostnaderna för drift och mediaförsörjning. Men många missar den sista relevanta pusselbiten för framgångsrik fastighetsförvaltning, underhållsplaneringen. Därför avsätts det generellt för lite pengar för underhåll, vilket märks tydligt när oväntade och därmed ovälkomna underhållskostnader dyker upp allt eftersom. Något som hade kunnat undvikas genom… Just det – en långsiktig underhållsplan!

Alla fastighetsägare behöver en långsiktig underhållsplan för att underlätta förvaltningen samt se och förstå hela kostnadsbilden. För dig som vill få mer kunskap om fördelarna med en bra underhållsplan, hur den arbetas fram och hur olika material i en fastighet förändras över tid arrangerar BFAB utbildningar inom underhållsplanering.